新人入职必知Email文化“潜规则”

特仑苏

　　Email是日常工作中一个重要的内容，很多时候，职场新人容易忽视邮件沟通中一些看似简单，但实际重要的环节。恰恰就是这些不经意的行为，让你踩上雷区，久而久之，带来极大的负面影响。对刚刚开始职业生涯的人来说，具备良好的电子邮件沟通技巧，不仅对奠定成功的事业基础非常关键，也是职业生涯中需要拥有的重要品质之一。

　　秘籍1．要准确设定邮件的语气和语调！
　　
　　当你与一个人面对面说话时，你可以运用你丰富的面部表情、语音语调、手势以及身体语言，这些都是确定谈话基调的主要因素。但是，当你用邮件进行沟通时，这些因素就无法起作用了。
　　
　　当你撰写一封工作邮件时， 主题和头三个字，常常决定了这封邮件的主基调！比如邮件开头的问候语使用诸 如：“Hello Peter”、“Dear colleagues” 或者“Dear leadership team”等友好、恰当的词语，能帮助整封邮件营造出一个良好的交流氛围。
　　
　　而邮件的结尾同样关键。请使用 “kindly”、“please”、“let us”、“thanks for your help”、“best regards”、“I look forward to meeting you”等有礼貌的语句结尾。
　　
　　总而言之，职场邮件要用“亲切问候”开头，用“感谢语句”结尾！


       秘籍2．邮件的主题要与内容保持一致！
　　
　　我们经常会收到缺少主题，或邮件主题与内容南辕北辙的邮件。这类错误常常发生在职场新人中，如果你也犯了这种糟糕的错误，千万不要侥幸你会给别人留下好印象，或者你能从众多的竞争者中脱颖而出。


      秘籍3．避免使用短信语言和表情符号等非正式的语言！
　　
　　如同所有的商务邮件一样，职场邮件也属于正式沟通的范畴。作为职场人士，在沟通中，一定要避免使用短信语言以及表情符号，如代表微笑的符号“: - )”。
　　
　　实际上，在工作中，邮件正在取代面对面的沟通（face-to-face communication）和会议（meeting）。文字不仅可以表达你的思想，还可以体现你在职场上为人处事的态度——积极乐观、严谨，或是随意马虎、不专业。


      秘籍4．标点符号、语法、拼写，都要一丝不苟！
　　
　　你不妨设想一下，当收件人阅读一封用词不当、充斥着语法错误的邮件时，会有怎样的感受？所以，在撰写每一封电子邮件时，你都要遵守语法规则，避免用词不当和语法错误。时刻牢记：职场电子邮件也必须遵守传统书信的语法规则和风格。


      秘籍5．在发送之前，多想、多查、多读几遍写好的邮件！

　　通过反复的阅读，就能确定你的邮件是否符合逻辑，是否有语法或拼写错误，是否准确表达了你的想法和意图等。仔细检查邮件内容和拼写错误是不可缺少的重要环节，在对这些错误一一纠正后，方可点击邮件的“发送”按钮。再一次强调：Review messages before sending！

      秘籍6．避免使用表达绝对或负面意思的词语！
　　
　　职场邮件沟通中，请把握好字里行间的规则。尽量避免使用“不可能”、“做不到”等词语。除此之外，在职场上，切忌发送负面或含有批评内容的电子邮件，包括对公司的看法，评价个人隐私等内容。职场如战场，一定要远离负面话题的电子邮件！
　　
　　对职场新人来讲，职场邮件不仅仅是写出内容那么简单，更重要的是如何表达得当。有些时候，礼仪和规则甚至比内容本身还要重要。恰如其分的表达，会帮助你快速融入职场，实现你的职业理想和宏伟抱负。现在你要做的是：积极观察、学习和实践；勇于迎接挑战，将自己的邮件沟通能力和写作技巧提升到一个全新的高度！
　　
　　1. If you use an angry tone in email, your reader will probably answer in anger.
　　
　　2. 切忌用公司邮箱给猎头公司发自己的简历或求职信！
　　
　　3. 一定不要用公司邮箱发送个人信息或把公司邮件转到个人信箱中。
　　
　　4. 收到邮件后，一定要仔细阅读，深思熟虑后再回复邮件。